Deze roadmap is ontwikkeld om organisaties in staat te stellen een projectvoorstel beter te begrijpen en voor te bereiden. Hieronder vindt u meer informatie over de stappen:
Stap 1: Impact
Durf groot te denken en te dromen.
Begin met je droom en werk vanuit hier terug richting concrete activiteiten. Maak gebruik de Impact Tool ontwikkeld door het Nationaal Agentschap van Erasmus + NL.
Stap 2: Beleidsdriehoek
Vind het punt waar Europees beleid, regionaal beleid en organisatiebeleid elkaar overlappen, hier zit een sterke projectaanvraag. Ook in de uitvoering van een project geeft dit veel voordelen: je wordt geduwd in plaats van de kar te moeten trekken.
Extra tips voor stap 2 van Hendrik Jan Hoekstra, Friesland College:
•Vind de koppelingen tussen wat er in je organisatie, omgeving en Europa speelt
•Hou je oren open in je eigen organisatie en je omgeving
•Heb zicht op de Europese doelen, dit geeft je een kader waarop je anderen kunt aanspreken
•Sluit je aan bij een Europese beweging
Stap 3: Juiste EU kader
Je idee kan meerdere invalshoeken hebben om in aanmerking te komen voor EU-financiering. Zoek het juiste kader voor het juiste aspect van je idee. Voorbeeld: Musical De Tocht deed een COSME aanvraag inzake toerisme en een Erasmus+ aanvraag inzake samenwerking met onderwijs.
Websites die een mooi overzicht geven van de verschillende Europese kaders en concrete calls zijn o.a.: https://www.vleva.eu & https://www.up2europe.eu
Stap 4: Informatie verzamelen
Neem de tijd om alle aanvraagdocumenten, beleidskaders, Europese prioriteiten en dergelijke je eigen te maken. Bekijk data van voorlichtingsbijeenkomsten en de deadline voor indiening.
De naam van de call (bijvoorbeeld ‘Erasmus+ Sector Skills Alliances for the development of sectoral approaches through transnational Platforms of vocational excellence’) vertelt je de essentie van de call. Print deze zin uit en hang hem op je kantoor. Zo verlies je de kern van hoe evaluatoren je aanvraag beoordelen niet uit het oog.
Stap 5: Schrijf!
Begin met een omschrijving van je projectidee waarbij je kort alle facetten van het aanvraagformulier omschrijft. Dit waarborgt de samenhang in je uiteindelijke projectvoorstel en maakt dat je makkelijk je projectidee naar potentiele partners kunt communiceren.
Stap 6: Vind je (Friese) partners
Betrek regionale (of nationale) partners in je Europese samenwerkingsproject. Zowel als volledig partner (met een budget en taken) als als support partner. Dit werkt goed in de uitvoering én wordt goed beoordeeld door de beoordelaars van je voorstel.
Gebruik de Europese netwerken van je regionale partners. Zowel voor het vinden van buitenlandse projectpartners als voor lobby.
Stap 7: Vind je EU-partners
Kom in contact met intermediairs zoals:
•Pieter Faber, EU Representative cities Northern Netherlands- faber@nl-prov.eu
•Pieter de Jong – EU Representative Wetsus/ WaterCampus- Pieter.deJong@wetsus.nl
•Jan Slijkhuis – Europacoordinator Provincie Fryslân- j.slijkhuis@fryslan.frl
•Hester van der Werff – Senior Beleidsadviseur Internationalisering en lid Eurocitiesnetwerk namens Gemeente Leeuwarden – hester.vanderwerff@leeuwarden.nl
•Europe Ready Fryslân – Via de website en de LinkedIn groep.
Extra tips voor stap 7 van Hester van der Werff, Gemeente Leeuwarden:
•Met mensen waar het goed mee klikt wordt je vaker gevraagd om samen projecten te ontwikkelen – zo werkt het gewoon!
•Het maakt het veel makkelijker als je mensen kent – benut de kracht van via via
•Neem contact op met de internationaliseringsadviseur van je lokale en regionale overheden (bijv. Hester bij Gemeente Leeuwarden, Albert bij Provincie Fryslân) – ze zitten in Europese netwerken en willen graag hun contacten inzetten om je verder te helpen
•Leer zoveel mogelijk buitenlandse partners kennen op het gebied waar jij actief in bent door bijv. bij matchmaking bijeenkomsten in Brussel te gaan, je inschrijven voor allerlei nieuwsbrieven op jouw vakgebied, of via organisaties als Learning Hub of de gemeente aan te haken bij Europese projectvergaderingen en congressen die in Friesland plaats vinden
Stap 8: Maak de verbinding
Maak actief de verbinding tussen de verschillende partners door tijdens de projectaanvraag regelmatig contact met ze te zoeken. Denk hierbij aan het opvragen van partnerprofielen, doorvragen in een online meeting, verschillende buitenlandse partners met elkaar in contact brengen, koppeltjes maken op basis van vraag en aanbod, etc.
Vraag de buitenlandse partners ook om gelijksoortige partners in hun regio te betrekken, zoals jijzelf in jou regio doet.
Extra tips voor stap 8 van Albert Ruiter, Provincie Fryslân:
•Vaak kom je toevallig partners tegen door te praten over de uitdagingen waarvoor je oplossingen probeert te vinden
•Het hoeft niet in een keer goed, je kunt altijd herindienen
•Vraag om hulp bij het schrijven van mensen in je netwerk met ervaring; je kunt ook ervoor kiezen om externen met meer ervaring in te huren om de puntjes op de ij te zetten maar dit kan ook iemand als Albert zijn die bij een overheid werkt
•Wacht niet tot het allerlaatste moment om in te dienen; je kunt technische problemen ervaren waardoor je de deadline mist
•Als je projectideeën hebt die binnen het INTERREG programma zouden kunnen passen, neem vooral contact op met Albert, a.ruiter@fryslan.frl
Extra tips voor stap 8 van Natasja Kesteloo, Stichting Beleef en Herinner:
•Je kunt begeleiding zoeken door een ervaren organisatie mee te vragen in je projectconsortium en een deel van de projectmanagementtaken aan die partij te delegeren
•Als je een kans ziet, pak die met vier handen vast! Je leert daar veel van als organisatie, als team maar ook als persoon
Stap 9: Schrijf!
Maak een projectplanning (Gantt chart) om in 1 A3 het overzicht te kunnen houden. Wat wil je ontwikkelen en welke activiteiten horen daarbij? Wanneer plan je je evenementen? Wat zijn logische momenten voor de partners om elkaar te treffen en voortgang te bespreken? Moet dit fysiek of kan het online?
Stap 10: Input van partners
Deel (Google Drive) je voorstel met de partners en vraag gericht om input op bepaalde onderdelen. Houd wel zelf de regie.
Stap 11: Contact het agentschap
Vergeet niet dat de taak van agentschappen (NL of EU) is om jou handvatten te geven om tot een goede projectaanvraag te komen. Maak hier gebruik van.Vraag ook EU lobbyisten van Gemeente of Provincie om eens koffie te drinken met beslissers in Brussel. Maak gebruik van dit netwerk.
Stap 12: Schrijf!
Denk na over randzaken zoals projectmanagement, disseminatie, evaluatie enz.
Je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden, neem contact op met partijen die hierin kunnen ondersteunen, zowel qua schrijven als uitvoering. Focus zelf op de inhoud. Learning Hub Friesland ondersteunt hier graag bij, neem contact op frank@learninghubfriesland.nl & erna@learninghubfriesland.nl
Bekijk deze video van een workshop Europe Ready Fryslan voor de uitgebreide gids voor schrijfprojecten.